Segue algumas dicas de como planejar a sua festa sem muitas dores de cabeça


Orçamento


O primeiro passo é definir o orçamento, definido o valor que poderá ser gasto, tudo se torna mais simples, desde a lista de convidados até a lembrancinha que será presenteada, ou não.O planejamento de uma festa depende muito do que você está disposta a fazer com o dinheiro. O orçamento pode até limitar como você vai comemorar, mas não quer dizer que precise ser menos divertido. A dica da promoter é focalizar onde quer investir um pouco mais de dinheiro, ou seja, contratar uma banda incrível para tocar, ao invés de gastar dinheiro com um pouco de tudo. Faça uma lista do que tem para gastar. Também não se esqueça de que o pagamento do espaço e fornecedores geralmente deve ser feito antes da grande festa.

Convidados:


A regra geral para a lista de convidados é "a proximidade" de relacionamento mantido com a mesma, mas sempre tem aquele primo distante  ou a amiga da amiga que acaba ficando ofendido quando não é convidado, se for festa de casamento então...Deus nos acuda! rsrsr
Criar a lista de convidados está atrelado ao valor que você tem disponível para gastar. Além disso, o número de pessoas é a peça-chave para escolher o local da festa depois. A dica para começar uma lista é primeiro escrever quem precisa estar no evento e depois quem gostaria que estivesse. Priorize o número de convidados e conte com 10% de desistência. Insista em uma data de RSVP para que você possa planejar a festa de maneira segura. Assim que tiver decidido sobre a lista de convidados, os convites devem ser exclusivos. Para uma festa especial, é legal imprimir seu convite em uma gráfica, ou pensar em alguns modelos criativos.Tente separar a emoção da razão para definir a lista, respire fundo e leia algumas instruções que podem ajudar você nesse momento:

  • Festa de Criança
Todos os parentes devem ser convidados?
Antes de sair convocando todo mundo, foque naqueles que têm mais afinidade com seu filho. Além disso, lembre-se daqueles que possuem idades próximas à dele.

Deve-se convidar todos os amigos da sala?
Dependendo do tamanho da festa, não é necessário, só os mais próximos. Agora, se todos forem convidados, e a criança (ou mesmo adolescente) quiser deixar apenas um ou outro de fora, não se deve obrigá-la a convidar o colega em questão. Mas é importante entender as razões, e tentar contornar a situação com uma conversa.

Os pais dos colegas também precisam ser chamados?
Para convidar colegas de escola, não existe obrigatoriedade de convidar os pais deles também. Esse convite extensivo aos pais só vai depender do número de convidados que os donos da festa poderão acrescentar. Para evitar dúvidas, o ideal é marcar no convite corretamente a hora de levar as crianças e o horário de pegá-las no fim do evento.

  • Festa de Adolescente
Ele pode ou deve montar a lista sozinho?
É sempre melhor que os pais participem das escolhas. Eles não têm vivência ou experiência para certas escolhas. Mas a interferência deve ser feita com cuidado.

O que fazer se o adolescente não quiser chamar a família?
Isso é uma questão bem comum. “Dependendo do estilo da festa, do grau de informalidade e do estilo de música, por exemplo, é até melhor que os parentes não participem. Ou que fiquem assistindo à distância”. Porém, o aconselhável é convencê-lo sobre a necessidade de recepcionar avós, tios ou outros mais próximos, mas providenciando que fiquem em uma mesa distante do burburinho dos jovens, com discreta participação.

Em uma festa de debutante, todos os parentes devem ser convidados?
“A festa de 15 anos é a apresentação da filha à sociedade. O pai adentra a filha no convívio social. Por isso, nesse caso, os avós são essenciais, assim como os tios e os primos de primeiro grau. Já os demais parentes, caso residam distante ou não tenham grande convivência com a jovem debutante, não precisam entrar na lista”.

Se a garota tem namorado, os pais dele devem ser convidados?
Quando a adolescente faz 15 anos, convidar os pais do parceiro pode ser um ato de educação e elegância. Mas é preciso estar ciente que eles não têm obrigação de comparecer à festa. “E, caso optem por não ir e respeitar o momento de comemoração dos jovens, demonstram apenas serem pessoas antenadas”.

  • Festa de Noivado
Como montar a lista para o noivado?
Esta comemoração costuma ser bem restrita, por ser um momento muito íntimo, em que só devem participar familiares mais próximos. Mesmo assim, hoje em dia, essa festa tem se tornado grandes eventos. Muitas vezes, viram o evento principal – e o casamento acaba sendo mais enxuto. Por isso, não há muitas regras e cada casal escolhe quem quer convidar.

  • Festa de Casamento
Devem ser convidados todos os membros de uma família?
Neste caso, a lista de convidados é elemento de polêmica e até de brigas. O primeiro passo é fechar um número máximo de convidados. Depois, o recomendável é elaborar uma lista do lado da noiva e outra, do noivo, separadamente, para cruzá-las em seguida. “Após eliminar os convidados repetidos, ambas as famílias devem ser muito conscientes acerca dos nomes que efetivamente deverão constar nessa lista, pois devem ser pessoas que têm a ver com o casal, com a história dos dois”.

Colegas de trabalho e chefes devem ser convidados para o casamento?
É simples: se a relação com eles é bem íntima, convide. Mas não há obrigatoriedade. “Normalmente, coloca-se um comunicado no mural da empresa avisando que a comemoração será apenas para um grupo restrito de familiares e amigos mais próximos e que, a partir da presente data, o casal abre as portas da residência, onde receberá os amigos”. Quanto ao chefe, cabe um convite formal, caso seja a vontade dos noivos. Se esta não for a intenção, não é necessário o convite - afinal, é uma comemoração familiar e pessoal, que não interfere nos interesses profissionais.

Como se explicar para os que não foram convidados?
Se a falta de convite for por esquecimento, a dica é pedir desculpas. Mas, de forma geral, os noivos devem agir com naturalidade, pois ninguém tem obrigação de convidar ninguém. “Caso a pessoa peça explicações, o melhor a fazer é usar sempre a sinceridade. Diga que o orçamento estava enxuto e precisou optar por alguns nomes e que, em breve, vai fazer um churrasco de fim de semana para os amigos que não ‘puderam’ comparecer no dia do evento”.



  • Chá de bebê
Como montar a lista?
No chá, estão inclusos, além dos parentes mais próximos, as amigas da nova mamãe. “O chá de bebê não deve ter grandes listas de convidados, por ser uma comemoração mais intimista. A futura mamãe está na fase mais pesada e cansada, na qual deve-se evitar excessos, mesmo que ela esteja bem.

Local 


Após a lista de convidados e a data definida, é possível decidir o local da festa. A dica é ser criativo e prático. Pense em locomoção dos convidados, lugar para estacionar. É importante verificar se o local tem infraestrutura para comportar uma festa, ou seja, banheiros adequados, local para mesa de som, entre outros. O ideal é visitar pelo menos três espaços antes de decidir, veja o que um bom salão de festas deve conter em sua infraestrutura para evitar eventuais dores de cabeça:
.cozinha e suporte para buffet;
.gerador de energia;
.mobiliário;
.estacionamento;
.serviço de limpeza durante e após o evento;
.pesquisar sobre a idoneidade da empresa que oferece o local;
.certificar-se de que todas as estruturas e os serviços solicitados estão descritos no contrato, bem como os valores, as taxas e as condições de pagamento

Celebrando em casa

Se você deseja receber seus convidados no conforto da sua casa e dispõe de um espaço adequado para isso, fique atento ao que não pode faltar na hora de organizar a sua festa:
mobiliário e utensílios: garanta que haverá cadeiras, mesas, pratos, talheres e copos para todos os convidados e também aparadores para receber o buffet
equipe: não se esqueça de que você necessitará de garçons e copeiros para servir os convidados e também profissionais responsáveis pela limpeza do imóvel e dos banheiros. O ideal é ter um supervisor para coordenar o trabalho de toda a equipe e delegar funções
horário: principalmente se o seu evento for realizado em um salão de festas de condomínio, verificar qual deve ser o horário de encerramento da celebração para evitar transtornos com vizinhos

Música



Você pode contratar um DJ para um evento maior, para manter a festa animada até o fim. Além disso, pode ser a opção mais em conta do que contratar uma banda ao vivo. Uma boa dica é sempre pegar a indicação de conhecidos, que possam lhe dar referências sobre o profissional. Para evitar surpresas, é importante discutir toda a trilha musical e decidir em qual momento cada música deve entrar.

Comidas e Bebidas:


Seja qual for a ocasião, festa de casamento, aniversário etc. Na hora de reunir a turma para comemorar com muitos comes e bebes, a quantidade ideal de comida e bebida para festa é a primeira pergunta que vem em mente. Detalhe importantíssimo que sempre deixa dúvidas.

Por isso, para te ajudar, trouxemos um infográfico muito bacana que explica direitinho como não fazer feio com os convidados. Confira a quantidade média de comida e bebida que você deve providenciar por pessoa:



Caso opte pela contratação de Buffet

É sempre importante que o bufê disponibilize o menu que será servido na festa antes, para uma degustação. É nesse momento que ainda possível fazer algumas mudanças no cardápio. No caso das bebidas, uma forma de não errar é servir um coquetel grande na entrada, mas lembre-se de oferecer bebidas sem álcool. Vinho sempre é uma boa opção, pois é bem aceito pela maioria. Seu orçamento vai determinar quais outras bebidas escolher. A variedade de bufês é grande. Se a festa for um carnaval, por exemplo, barraquinhas de cachorro quente, máquina de batatas fritas e pipocas podem ser ótimas ideias. Pense em um sushi bar, com algumas opções de pratos quentes para quem não é muito chegado ao peixe cru. Para um evento grande, a recomendação é que todos os convidados comam sentados. E sempre considere opções vegetarianas.




O grande dia

Planejar com antecedência é a peça-chave para evitar dor de cabeça no dia da festa. Veja com o salão a possibilidade de entrar cerca de 48 horas antes, para resolver detalhes como disposição de mesas e cadeiras, equipamentos de som e se está tudo do jeito que você gostaria.

Check-list

Faça um check-list dos seus compromissos e quanto cada um deles vai lhe demandar de tempo. Reserve um tempo para visitar a firma que contratou para decoração, o bufê, a música (peça uma passagem de som).

O detalhe a mais
Numa festa é sempre interessante pensar num detalhe surpresa que torne o evento memorável quando os convidados chegam à festa. O tradicional tapete vermelho pode ser substituído por uma cor mais moderna para combinar com a sua festa, na área de recepção. Foque num ponto da festa para chamar atenção, pode ser um bar com barman fazendo acrobacias, uma cantora num ponto fixo no salão, artistas dançando , um sushi bar ou mesas decoradas lindamente. O elemento surpresa é também uma ótima maneira de criar impacto.

Uma lembrança

Ofereça uma lembrança aos seus convidados, isso vai fechar sua festa com chave de ouro. Pense em algo criativo e dentro do seu orçamento. Busque algumas ideias na internet e, se tiver tempo, faça você mesmo com a ajuda de seus familiares. Pode ser uma bela economia.


Espero que tenha gostado das dicas e aproveite a festa!

Fontes de pesquisa:

Festa Box: http://blog.festabox.com.br/quantidade-ideal-de-comida-e-bebida-para-festa/
Catering: http://www.catering.com.br/artigos/salao-de-festas-dicas-importantes-para-locacao
Disney Babble: http://disneybabble.uol.com.br/br/comemorar/datas-especiais/como-resolver-o-drama-da-lista-de-convidados
Mulher.terra: https://mulher.terra.com.br/planeje-uma-festa-com-9-dicas-basicas,b44a6ee9f9e27310VgnCLD100000bbcceb0aRCRD.html